5 tips voor het spreken in een webinar

Ojee, een marketingcollega heeft bedacht dat je moet spreken in een webinar. Waarschijnlijk is het een eer voor je. Maar ik kan me ook voorstellen dat het best een beetje spannend is. Zeker als het de eerste keer is dat je in een webinar gaat spreken. Met deze blog help ik je graag op weg met een vijftal tips & tricks, bedoeld voor de spreker in een webinar.

Tip 1: Besteed aandacht aan de voorbereiding

Misschien wel de allerbelangrijkste tip is de voorbereiding. Hartstikke leuk dat jouw collega jou op het oog heeft om te spreken in een webinar, maar wat is precies de doelstelling? Betreft het een webinar met uiteindelijk een commercieel doel of is de webinar juist informerend? Zorg dat er een duidelijk plan gemaakt wordt door de verantwoordelijke marketeer in samenwerking met de spreker(s), zodat de doelstelling voor alle betrokkenen duidelijk is en iedereen weet wat verwacht wordt.

Neem de tijd

In drukke agenda’s is het soms lastig om voorbereidingstijd in te plannen. Dit is wel belangrijk. Alleen dan kan je een verhaal op een goede manier over de bühne brengen in een webinar. Plan een (virtuele) sessie in, en bespreek het verhaal voor aanvang van de webinar nog eens voor.

Ook een voorbespreking van praktische zaken is raadzaam. Denk bijvoorbeeld aan het informeren van een eventuele externe host over het onderwerp zodat hij of zij zich ook kan voorbereiden op de webinar. 

Presentatie

Waarschijnlijk gebruik je tijdens de webinar ook een ondersteunende presentatie. Dat is van harte aan te raden, maar besteed hier wel voldoende aandacht aan. Zo nu en dan komen we presentaties tegen die 1-op-1 gebruikt worden tijdens congressen of seminars. In plaats daarvan zou het beter zijn om bewust na te denken over de boodschap die je wil vertellen, in combinatie met de andere tips in deze blog. Kort samengevat, onderstaand een aantal tips die in webinars (extra) belangrijk zijn:

• Kort en bondig: Schrijf bij voorkeur geen ellenlange verhalen in slides, maar bij voorkeur steekwoorden, welke in het verhaal worden toegelicht. Zorg ook voor een beperkt aantal slides.
• Visueel: maak de presentatie visueel. Als er beeldmateriaal toegevoegd kan worden is dit een absolute pré.
• Hou de hoeken vrij: Wil je een logo in de webinar? Hou dan de hoeken vrij zodat het logo niet over relevante delen van de slides geplaatst worden.

Script

Wij zouden niet adviseren om een script op te stellen waarin alles woord-voor-woord op papier staat. Je bent waarschijnlijk geen ervaren televisiepresentator die dit op een vlotte manier kan overbrengen (sorry, als je dit wel bent). Daarom is het aan te bevelen om puntsgewijs op te schrijven hoe de uitzending zal verlopen. Dat bespaard ook nog eens voorbereidingstijd en maakt dat de uiteindelijke webinar een stuk spontaner overkomt bij de deelnemers.

Tip 2: Spreek op het niveau van de doelgroep

In de voorbereiding is duidelijk geworden wie de beoogde doelgroep is. Wellicht zijn er al promotieacties geweest en is zelfs al duidelijk wie naar de webinar gaan kijken. Zorg dat je het niveau aanpast aan het kennisniveau van de beoogde doelgroep, en te bereiken doelen. Denk daarbij ook na over de tone-of-voice.

Voorbeeld

Als jij technisch specialist bent bij een IT-dienstverlener maar de uiteindelijke doelstelling van de webinar, of het marketingprogramma waar de webinar deel van uitmaakt, is het verkopen van cloud-oplossingen waarmee bedrijfsprocessen vereenvoudigd worden, is het raadzaam om het niveau aan te passen. Laat technische details gerust achterwege. In plaats daarvan is het wellicht een goed idee om de voordelen voor de business in de organisatie aan te stippen en toe te lichten welk ‘probleem’ wordt opgelost door de ingebruikname van jouw oplossing.

Tip 3: Betrek de kijker bij de webinar

Wat is er nu saaier dan het kijken naar een monoloog? In een zaal zie je de mensen langzaam in slaap vallen. Bij een webinar zie je die reactie niet. Maar bij een langdurende monoloog zal het effect waarschijnlijk hetzelfde zijn. Betrek daarom de deelnemer bij de webinar. Dat kan op verschillende manieren.

Vragen

Maak het voor de deelnemer mogelijk om vragen te stellen gedurende de webinar. De vragen komen binnen bij de host/presentator. Hij of zij zal het voorbereidde verhaal onderbreken om binnengekomen vragen aan de spreker te stellen. De deelnemers voelen zich op deze wijze betrokken bij de webinar en vragen worden direct beantwoord.

Chatten

In plaats van de mogelijkheid tot het insturen van vragen is het ook mogelijk om deelnemers te laten chatten met elkaar. Live in de webinar kan vervolgens worden ingehaakt op de chat.

Poll

Via een poll is het mogelijk om een stelling te poneren waar deelnemers via een meerkeuzevraag op kunnen reageren. Daarnaast kan ook de kennis van de kijker worden gepeild met een poll. Een leuke manier om de kijker af en toe direct te betrekken bij de webinar.

Tip 4: Tijd voor actie

What’s next? In een webinar is het goed om de kijker aan te zetten tot actie. Zeker bij een commercieel webinar wil je naderhand (en wellicht ook al van te voren) op persoonlijke basis in contact komen met de kijker. Hij of zij is immers een warme lead. Wellicht kun je in de webinar de kijker aanzetten tot het downloaden van een demo- of trialversie van een softwareproduct? Of bijvoorbeeld verwijzen naar een formulier waarmee een gratis magazine of boek aangevraagd kan worden, over hetzelfde thema als de webinar. Een uitstekende manier om het contact verder uit te bouwen.

Tip 5: Zorg voor afwisseling

In de webinarstudio staan meerdere camera’s. Daarnaast maak je waarschijnlijk gebruik van een PowerPoint-presentatie en misschien zelfs een virtueel whiteboard of live demo. Al deze kanalen komen binnen in de regieruimte en worden live geschakeld. Maak daar optimaal gebruik van. Door verschillende sprekers aan de desk te hebben en het verhaal te verdelen ontstaat de mogelijkheid om te schakelen tussen de verschillende beelden. Daarnaast zal af en toe de presentatie op volledig scherm in beeld gebracht worden en wellicht een demo. Zodra er een vraag is binnengekomen wordt deze door de host gesteld aan de experts aan tafel. Dit geeft de regisseur de gelegenheid om te schakelen naar het totaalshot.

Al deze schakelingen maken dat een webinar overkomt als een dynamische uitzending, vergelijkbaar met een talkshow op televisie. Zorg dat je daar gebruik van maakt. Dit alles zal in de voorbereiding uitgewerkt moeten worden.